Em um mundo onde a informação e as tarefas competem constantemente por nossa atenção, encontrar métodos eficazes para gerenciar nosso tempo e aumentar nossa produtividade torna-se crucial.
Duas abordagens que se destacam nesse cenário são o “Getting things done” , de David Allen, e "Zen to Done" de Leo Babauta. Clique nas imagens abaixo caso queira adquirir algum dos livros através da Amazon.
Iremos trazer conceitos apresentados em ambas as metodologias, as quais possuem suas diferenças, mas que em geral possuem aspectos semelhantes.
Fundamentos para aumentar a produtividade
Antes de falarmos do passo a passo para aplicar o sistema de produtividade na sua rotina é importante falarmos de alguns dos fundamentos:
Foco na Simplicidade: Elimine o excesso e concentre-se no essencial. Simplificar tarefas e compromissos permite uma abordagem mais tranquila.
Estabelecimento de Hábitos: É bastante importante cultivar hábitos. Comece com pequenas mudanças e, gradualmente, integre-as em sua rotina diária.
Priorização: Identifique as tarefas mais importantes e concentre-se nelas primeiro. A priorização é fundamental para evitar a sobrecarga de trabalho.
Gestão de Tarefas: Utilize listas de tarefas de maneira eficaz. Use ferramentas que possibilitem isso e quando necessário, separe nos devidos contextos (vida pessoal, profissional…).
Passo a passo para aumentar sua produtividade
1) Capturar
Anote todas as suas tarefas, compromissos e ideias em um local central. Isso ajuda a evitar sobrecarregar sua mente. Aqui estão algumas sugestões de ferramentas que podem ajudar na captura de tarefas, ideias e compromissos:
Evernote: Uma plataforma de anotações abrangente que permite capturar e organizar ideias, notas, listas e até mesmo imagens. Ele é sincronizado em vários dispositivos, proporcionando acessibilidade onde quer que você esteja.
OneNote: Oferecido pela Microsoft, o OneNote é uma ferramenta de anotações digital que permite capturar informações em diversos formatos, como texto, desenhos, imagens e gravações de áudio.
Google Keep: Um aplicativo simples de notas que permite capturar rapidamente ideias, listas de tarefas, imagens e lembretes. Ele é integrado ao ecossistema do Google, facilitando o acesso e a sincronização.
Todoist: Um aplicativo de lista de tarefas poderoso que facilita a captura rápida de tarefas e sua organização por prioridade, projeto e prazo. Ele também integra-se a várias outras ferramentas populares.
2) Processar
Analise suas anotações regularmente. Decida qual ação tomar: fazer, delegar, adiar ou descartar. Priorizar as tarefas pode ser uma tarefa desafiadora, por esse motivo recomendamos o uso da Matriz Eisenhower para isso.
3) Organizar
Mantenha listas de tarefas por contexto (casa, trabalho, etc.) e priorize-as de acordo com sua importância. Dessa forma você consegue ter um melhor discernimento do que precisa ser realizado em cada área de sua vida.
4) Fazer
Execute as tarefas conforme planejado. Concentre-se na conclusão, em vez de apenas nas atividades.
Benefícios de aplicar esse passo a passo
Ao aplicar esses 4 passos você terá os seguintes benefícios:
Redução do Estresse: Ao simplificar suas tarefas e focar no essencial, você reduz a pressão e o estresse associados à sobrecarga de informações.
Aumento da Produtividade: Ao estabelecer hábitos eficazes e priorizar tarefas importantes, você aumenta sua eficiência e realiza mais com menos esforço.
Maior Clareza Mental: Ajuda a liberar espaço mental, permitindo que você se concentre no presente e nas tarefas em mãos.
Criação de Hábitos Duradouros: Ao incorporar gradualmente hábitos positivos, você estabelece práticas que contribuem para uma vida mais equilibrada e satisfatória.